Prelucrarea arhivistică cuprinde operațiunile efectuate asupra unei arhive pentru a asigura evidența și utilizarea eficientă a documentelor. Acest proces include fondarea, organizarea, gruparea, constituirea, inventarierea și legarea documentelor.

Beneficiile includ documente bine organizate și ușor de accesat, acces rapid la informații, siguranța și confidențialitatea informațiilor, eficientizarea fluxului de lucru și reducerea costurilor.

Documentele sunt ordonate în funcție de criterii precum cronologic, alfabetic, tip de document sau termen de păstrare. Aceasta asigură o identificare ușoară a documentelor cu termenul de păstrare expirat.

Ordinea corectă a arhivei facilitează operațiunile ulterioare de depozitare, consultare și selecționare a documentelor, în special identificarea celor cu termen de păstrare expirat.

Reducerea costurilor se realizează prin eficientizarea proceselor de manipulare și accesare a documentelor, evitând pierderea de timp în căutarea acestora.

Procesul constă în înregistrarea detaliată a documentelor și unităților arhivistice în funcție de departamentul care le-a creat sau primit, anul creării și termenul de păstrare stabilit intern.

Avantajele includ acces rapid la informații, documente securizate și confidențiale, condiții optime de securitate și reducerea costurilor.

Certificarea dosarelor se referă la procesul de atestare a conținutului unui dosar, indicând numărul de file și alte detalii relevante. Se efectuează prin semnarea și ștampilarea dosarului de către personalul autorizat.

Procesul de numerotare a filelor constă în atribuirea unui număr fiecărei file scrise dintr-un dosar, asigurând astfel poziția documentelor și integritatea dosarului. Numerotarea se realizează în colțul din dreapta sus cu creionul. Dosarele nu ar trebui să depășească 250-300 de file. În cazul dosarelor cu mai multe volume, fiecare volum este numerotat separat, începând cu numărul 1.